企业印章是企业在对外业务往来或对内管理中不可或缺的工具,企业常见的印章有5类,分别是公章、法定代表人名章、财务专用章、发票专用章、合同专用章,有些企业还会根据自身需求使用其他印章。不同的印章有着各自不同的用途,但都可以代表企业的意志,具有特定的法律效力。
1.公章
公章是法人权利的象征,在所有印章中具有最高的效力,也是企业最重要的印章。公章上的名称要与营业执照上的名称完全相一致,除法律有特殊规定外(如发票的盖章),以公司名义对外发出的信函、公文、合同、介绍信、证明或其他公司材料,均可以以公章代表法人意志,加盖公章后即具有法律效力。在司法实践中,法院也常常会通过审查是否盖有法人公章来判断民事活动是否成立和生效。
由于公章具有极高的效力,对企业来说是非常重要的印章,一般都是由企业的董事长或者总经理直接进行保管,或者指定专人保管。大部分企业会制定专门公章管理制度,规范公章的使用、保管、交接等流程。例如:公章须由办公室专人统一保管,不得私自用章、借用、丢失;公章不得用于空白介绍信、空白纸张、空白单据等。如遇特殊情况时,必须经总经理同意;盖章后出现的意外情况由批准人负责,如公章管理人员违规盖章造成的后果由直接责任人负责等等。
2.法定代表人名章
法定代表人名章,即企业法定代表人的人名签章,实践中往往会被简称为“法人名章”或“法人章”。实际上,法定代表人名章被简称为“法人章”是不严谨的。根据《中华人民共和国民法总则》第五十七条的规定,法人是具有民事权利能力和民事行为能力,依法独立享有民事权利和承担民事义务的组织。因此,法人是组织而不是自然人,“法人章”实际上应当是公司的公章,只不过出于某种约定俗成的习惯常常会将法定代表人名章称为“法人章”,大家在实践中要注意区分。
法定代表人名章一般由法定代表人本人保管,常用于企业办理银行业务和通过企业内部决议等,例如企业注册、在银行开立基本账户开具支票、汇票或资金事务,企业在银行预留的印鉴常常也会有法人代表名章。此外,法定代表人名章在对外签署合同、公文等文件时也会用到。法定代表人人名章单独使用时代表的是法定代表人自己,例如公司通过决议时可以加盖法定代表人名章,而跟企业公章一起使用时,则说明法人代表行使的是职务行为,代表了公司的意志。例如一些企业在对外签订合同时,除了加盖公章以外,往往还需要加盖法定代表人名章。
3.财务专用章
财务专用章是企业处理财务事务所使用的印章。通常与银行打交道的时候会用到,比如银行的各种凭据、汇款单、支票的用印。另外,也会用于财务往来的结算等。正方形的财务专用章是对外使用的章,要到“中国人民银行”预留印鉴,并要到公安机关备案,保障公司基本的财务安全。有些企业会有自己内部所使用的财务专用章,但这种印章只是公司内部所使用,不能用于银行结算。
财务专用章一般由企业的财务人员管理,管理者可以是财务主管或出纳等。需要注意的是,由于企业在银行开设账户预留印鉴时一般是预留财务专用章和法人代表(或者是其授权的一个人)名字的印章,当企业通过银行对外支付时,需要先填写对外支付申请,申请必须有如上印鉴。银行经过核对,确认对外支付申请上的印鉴与预留印鉴相符的话,即可代企业进行支付。因此企业要注意财务专用章和法人代表名章(或其他银行预留印章)不兼容保管,避免同一个人同时保管银行预留印鉴而给公司财产带来被转移的风险。
4.发票专用章
发票专用章是指用发票单位和个人按税务机关规定刻制的印章,印章印模里含有其公司单位名称、发票专用章字样、税务登记号,在领购或开具发票时加盖的印章。根据国家税务总局《关于发票专用章式样有关问题的公告》的规定,发票专用章形状为椭圆形,尺寸为40×30(mm),边宽1mm。根据《中华人民共和国发票管理办法实施细则》规定,单位和个人在开具发票时,必须做到按照号码顺序填开,填写项目齐全,内容真实,字迹清楚,全部联次一次打印,内容完全一致,并在发票联和抵扣联加盖发票专用章。因此,企业在领购和开具发票时,一定要加盖发票专用章,且每张发票上只允许盖一个发票专用章。
5.合同专用章
合同专用章是公司对外签订合同时使用的印章,可以在签约的范围内代表企业的意志,企业要在该范围内承担相应的权利义务。但是合同专用章并不是所有企业所必须的印章,部分企业在对外签订合同时会使用公章来代替合同专用章。
从对外签约的角度来说,合同专用章和公章的效力是一样的,《合同法》第三十二条规定,当事人采用合同书形式订立合同的,自双方当事人签字或者盖章时合同成立。该规定并未对企业在签订合同时应当加盖的印章做出限制,实践中在对外签订合同时,无论是加盖公章还是合同专用章,均会产生相应的法律效力。
企业的印章是企业对外业务往来、对内进行管理的重要工具,如果出现被错用、误用、冒用、盗盖等情况,很可能给企业带来严重的经济损失,甚至产生经济纠纷。因此,企业应当依法印刻印章并进行备案,在企业经营过程中加强对印章的管理,印章一旦出现丢失、被盗等情况要及时报案进行声明,并重新印刻新的公章。